1 Zoeken en sollicitatiegesprekken afnemen

 

Wanneer je wilt dat de raad na jou gevuld is met goede mensen, die weten waar ze het over hebben en gemotiveerd zijn bij hun werk, is het zaak dat je zorgt voor goede opvolgers. Dit hoofdstuk gaat over het vinden van geïnteresseerden en over het selecteren van de meest geschikte mensen voor het te verrichten werk.

 

Belangrijk bij het vinden van opvolgers is, dat je iets te kiezen hebt. Hoe groter de groep kandidaten, hoe meer eigenschappen je kunt kiezen om in een raad te vertegenwoordigen. Bij het zoeken van nieuwe mensen is het dan ook niet in de eerste plaats belangrijk dat de mensen die je aanspreekt de kwaliteiten hebben die je zoekt. Die worden pas van belang op het moment dat ze daadwerkelijk gesolliciteerd hebben.

Het is dan ook zaak om te zorgen dat degenen die de sollicitatiegesprekken afnemen, andere mensen zijn dan degenen die op zoek gaan naar sollicitanten. Oftewel: zorg dat je een losse zoekcommissie en een losse sollicitatiecommissie hebt.

 

Voordat de zoekcommissie en de sollicitatiecommissie aan de slag kunnen, is het van belang dat je weet hoe je sollicitatietraject er uitziet. Hierbij is de datum waarop de kandidaatstelling bekend moet zijn bij de verkiezingscommissie van je raad van groot belang. Stel jezelf de volgende vragen:

Wanneer moet de lijst worden ingediend bij de verkiezingscommissie?

Moet de lijst nog worden goedgekeurd? (bijv. door de bond waarbij je bent aangesloten, de huidige fractie of derden)

Hoeveel tijd heb ik nodig voor het voeren van de gesprekken?

Hoeveel tijd trek ik uit voor het zoeken van mensen?

Hoe lang heb ik nodig voor het maken van het zoekpakket? 

Als je deze vragen beantwoord hebt, kun je je sollicitatietraject gaan bepalen. Je telt terug vanaf de datum dat de lijst moet worden ingediend tot aan de datum dat je begint met het maken van het zoekpakket. Tip: neem de tijd die je overal voor nodig hebt zo ruim mogelijk, zodat je, als je onverhoopt voor verrassingen komt te staan, niet in tijdsnood komt.

 

De zoekcommissie

De zoekcommissie (zoekco) heeft als taak het vinden van zoveel mogelijk sollicitanten. Je wilt dan ook dat de leden van de zoekco enthousiast kunnen vertellen over het werk als raadslid. Ook moeten ze goed op de hoogte zijn van wat de fractie de afgelopen tijd heeft bereikt. Ze moeten aansprekend zijn voor onbekenden en min of meer representatief zijn. De zoekco kun je laten bestaan uit fractieleden, maar ook achterban kan hierbij goed worden ingeschakeld. Voorwaarde is dat ze zich goed inlezen in wat raadswerk precies inhoudt. Aan jou de taak om de zoekco in dit geval van informatie te voorzien.

 

Posters en flyers

Als je bepaald hebt hoe de posters en flyers eruit komen te zien (zie het hoofdstuk ‘verkiezingen’), is het van belang dat deze worden gemaakt. Hoeveel heb je er eigenlijk nodig? Het is natuurlijk het handigst als je weet hoeveel posters en flyers er vorig jaar zijn gemaakt, en waar die zijn opgehangen / uitgedeeld. Als dat is bijgehouden, bekijk je of je deze aantallen en plaatsen wilt overnemen, en verander je er waar nodig iets aan. Als het niet is bijgehouden, zul je zelf moeten bepalen hoeveel posters en flyers je nodig hebt.

Hoe doe je dat? Maak een lijstje met plaatsen waar je sowieso posters wilt hangen. Bedenk hoeveel posters er kunnen hangen en hoe vaak je er langs gaat om ze te vervangen. Daarnaast maak je een lijstje van de activiteiten die je als zoekco gaat organiseren, en hoeveel mensen je daar verwacht.

Als je het aantal posters en flyers hebt bepaald, bedenk je wanneer je die gaat printen. Het is niet handig om ze allemaal in één keer te maken (wie weet houd je er dan wel een heleboel over), maar je moet wel op tijd nieuwe bijmaken. Als je posters en flyers laat drukken, kun je beter wat ruim rekenen, mits het budget dat toelaat. Wat je ook beslist: houd bij hoeveel posters en flyers maakt en verspreidt! Dit is handig voor de fractie na jou.

 

Zoekactiviteiten

Bij het bepalen van zoekactiviteiten, kun je denken aan informatie-avonden, borrels, lunches, prikacties, collegezalenpraatjes, etc. Zorg er in alle gevallen voor, dat duidelijk is waar mensen meer informatie kunnen vinden. Houd je website up-to-date, wees telefonisch bereikbaar en zorg dat mensen direct worden teruggebeld als ze contact hebben opgenomen. De eerste indruk blijft namelijk altijd hangen!

 

Zoekpakket

Inhoud

Voor het zoeken van mensen is het van belang dat je geïnteresseerden in jouw fractie kunt vertellen wat het inhoudt om een jaar raadswerk te doen. Na een eerste gesprek waarin je hun interesse wekt, willen ze misschien wel meer weten. Het is dan handig als je ze een documentje kunt geven, waarin ze rustig op hun gemak in hun eigen tijd kunnen lezen wat er nu precies van hen verwacht wordt als ze in de raad komen. Zo’n documentje wordt ook wel het zoekpakket genoemd. Wat staat er zoal in een zoekpakket? Natuurlijk informatie over de werkzaamheden die je als raadslid uitvoert. Dat kan een opsomming zijn van de dingen die je het afgelopen jaar hebt gedaan. Om het beeldend en aansprekend te maken, kun je ook een van je fractieleden vragen om eens bij te houden wat hij zoal doet in een week. Door een overzicht te geven van de dag- en weekindeling van een raadslid, krijgt de geïnteresseerde een beter beeld van wat hem te wachten staat.

Naast deze informatie is het vaak handig om in het zoekpakket aan te geven wat je relatie is met de andere organen die er aan de universiteit zijn. Zo kent de geïnteresseerde wellicht de faculteitsraad of de opleidingscommissie. Daaraan refereren maakt dat de raad wat dichter bij hem komt te staan. Verder is informatie over tijdsbesteding, vakantie/vrije tijd en vergoeding erg belangrijk en natuurlijk het sollicitatietraject: wanneer de brief binnen moet zijn, in welke periode de gesprekken plaatsvinden en wanneer de lijst bekendgemaakt wordt.

Zorg dat het zoekpakket niet te ambtelijk oogt. Maak de tekst gemakkelijk leesbaar en zorg dat duidelijk is wat je bedoelt. Plaatjes (bijvoorbeeld cartoons of Loesje-teksten) doorbreken de lap tekst en zorgen dat het uitnodigt om te gaan lezen.

 

Logistiek

Als je de inhoud van je zoekpakket hebt bepaald, is het van belang dat de pakketten worden gemaakt. Net als bij de posters en flyers is het het handigst als je weet hoeveel pakketten er vorig jaar zijn verspreid. Als dat is bijgehouden, bekijk je of je deze aantallen wilt overnemen (afhankelijk van o.a. de evaluatie van vorig jaar), en verander je er waar nodig iets aan. Als het niet is bijgehouden, zul je zelf moeten bepalen hoeveel pakketten je nodig hebt.

Hoe doe je dat? Maak een lijstje met mensen waarvan je sowieso denkt dat ze mogelijk interesse hebben. Dit kan je achterban zijn, maar bijvoorbeeld ook faculteitsraders, studieverenigingbestuurders, opleidingscommissieleden, etc. Daarnaast bedenk je hoeveel mensen je daadwerkelijk verwacht te interesseren met je zoekco-activiteiten.

Als je het aantal zoekpakketten hebt bepaald, bedenk je wanneer je die gaat printen. Het is niet handig om ze allemaal in één keer te maken (wie weet houd je er dan wel een heleboel over), maar je moet wel op tijd nieuwe bijmaken (anders zit je op een belangrijk moment misschien zonder, en dat kan je sollicitanten kosten!). Als je posters en flyers laat drukken, kun je beter wat ruim rekenen, mits het budget dat toelaat. Wat je ook beslist: houd bij hoeveel pakketten je maakt en verspreidt! Dit is handig voor de fractie na jou.

Het verspreiden van de pakketten voor al bij voorbaat geïnteresseerden, kan via de post (of je doet ze zelf bij hen in de bus). Doe er een persoonlijk briefje bij, zodat degene voor wie het bedoeld is, zich ook echt aangesproken voelt. Het mooiste is natuurlijk als je ze het pakket persoonlijk gaat brengen. Voor de rest van de zoekpakketten werkt het anders. Wat voor activiteit je ook hebt, zorg dat je pakketten bij je hebt. Als je na een gesprek met een geïnteresseerde het gevoel hebt dat deze persoon geschikt zou zijn en dat hij serieus zou kunnen overwegen om te solliciteren, geef je hem een pakket mee. Natuurlijk is het niet de bedoeling om er, zoals met flyers, actief mee te strooien, maar in geval van twijfel kun je beter wel een pakket meegeven dan niet. Maak met de mensen die je een pakket meegeeft de afspraak dat je hen na een week nog eens belt, om het gesprek voort te zetten.

 

De sollicitatiecommissie

De sollicitatiecommissie (soco) heeft als taak het selecteren van de meest geschikte kandidaten uit de groep sollicitanten. De leden van de soco moeten dan ook een duidelijk beeld hebben van de vereiste kwaliteiten van nieuwe fractieleden en moeten beschikken over enige mate van mensenkennis. Zorg er bij de samenstelling van de soco voor, dat er zowel mannen als vrouwen in zitten. Dit is prettiger voor de sollicitant.

 

Gesprekken

Voor de soco zich gaat voorbereiden op de individuele gesprekken, zullen er algemene afspraken gemaakt moeten worden. Allereerst zul je moeten weten wat voor kwaliteiten nieuwe fractieleden moeten hebben en je zult moeten bedenken wat de beste manier is om erachter te komen of sollicitanten die kwaliteiten bezitten.

Zo zul je het beste kunnen testen of iemand drie dingen tegelijk kan, door hem een case te laten oplossen en is zijn wil om meer tijd in het werk te stoppen dan de uren waarvoor hij betaald wordt, het beste te achterhalen door hem er rechtstreeks naar te vragen. Dergelijke vragen en opdrachten bepaal je als soco voor je überhaupt sollicitanten ontvangt en stel je ook aan alle sollicitanten.

Daarnaast bepaal je, wie welke rol heeft tijdens het gesprek. Zo zal de een beter zijn in het houden van de inleiding, het op zijn gemak stellen van de sollicitant en het uitleggen van de procedure, en zal een ander beter zijn in het doorvragen op interessante antwoorden. Hierover moet je van tevoren nadenken en afspraken maken.

 

Als het goed is, heeft de zoekco zoveel mensen enthousiast gemaakt, dat je als soco een hele stapel sollicitatiebrieven binnenkrijgt. Veel van de vragen die je de sollicitanten zult willen stellen, worden al beantwoord in de gestuurde sollicitatiebrief. Voordat je aan elk sollicitatiegesprek begint, vorm je je op basis van de brief al een idee van de persoon. Je zult interessante dingen lezen, op bepaalde dingen willen ingaan en vragen hebben over bijvoorbeeld het CV van de persoon. Voor het sollicitatiegesprek bereid je dit kort voor met de andere leden van de soco. Waar iedereen op let bij het lezen van de sollicitatiebrief, zal verschillen. De een vindt het belangrijk dat de brief foutloos is geschreven, een ander let misschien meer op de motivatie die eruit spreekt. Deel je indrukken voor het gesprek met elkaar zodat je er allemaal op kunt letten of de eerste indrukken bevestigd worden tijdens het gesprek. Het kan zijn dat je naast een brief, een aanvullende opdracht aan de sollicitanten meegeeft. Dit kan op het moment dat je ze uitnodigt voor een gesprek. Zo kun je hen vragen naar hun top 5 van frustraties, hun motivatie om voor jouw fractie te solliciteren, of hen een visiestuk voor komend jaar laten schrijven. Dit kan een leuke aanleiding vormen om het gesprek te beginnen, en geeft je vaak een nog beter beeld van wie je voor je krijgt. Dit zul je van tevoren moeten bepalen en duidelijk moeten communiceren naar je sollicitanten.

 

Bepaal bovendien een locatie om de sollicitatiegesprekken te houden: als je in het gebouw gaat zitten waar je fractie werkt, zien zij alle sollicitanten. Het zou niet prettig voor een sollicitant zijn, wanneer mensen weten dat hij gesolliciteerd heeft. Zeker als de soco anderen boven hem verkiest. Denk hier dus goed over na. Houd de gesprekken bijvoorbeeld op een tijdstip dat er niemand werkt, of zoek een andere geschikte plek.

Het is belangrijk dat je, voorafgaand aan het gesprek, de sollicitant op zijn gemak stelt. Geef hem een stoel en iets te drinken, stel je netjes voor en vraag of hij het gemakkelijk heeft kunnen vinden. Bedenk je voor de sollicitant er is, wat handige zitplaatsen zijn. Zorg bijvoorbeeld dat de sollicitant niet lager zit dan jij, laat het niet lijken alsof hij voor een tribunaal moet verschijnen, maar zorg wel dat soco en sollicitant elkaar in de ogen kunnen kijken.

 

Na de gesprekken

Na afloop van elk gesprek bespreek je met de soco nog even wat je indrukken van de sollicitant waren. Welke kwaliteiten hij speciaal wel bezit, welke niet, wat voor persoon je bij de sollicitant in een team zou willen hebben, en welke eigenschappen er zeker zouden botsen met deze persoon. Maak hier een kort verslagje van, zodat je na de gespreksrondes voor jezelf nog goed kunt nagaan wat de positieve en negatieve eigenschappen de sollicitanten hebben, en zodat je ze goed met elkaar kunt vergelijken.

Voor het bepalen van de volgorde op de kieslijst begin je met de hoogste positie en werk je langzaam naar beneden. Daarbij ga je uit van de kwaliteiten die voor elke positie vereist zijn. Waaraan moet een lijsttrekker voldoen? Wie bezit die eigenschappen? Bedenk ook, dat die persoon behalve dat hij vlot en aansprekend moet zijn, ook raadskwaliteiten moet hebben. Stel dat je maar één zetel haalt, redt de persoon die daar het beste aan voldoet het dan? Indien je denkt dat dat niet zo is, moet je je afvragen hoe groot de kans is dat je maar een zetel behaalt. Als je die afweging hebt gemaakt, kies je een lijsttrekker. Daarna bedenk je  welke kwaliteiten wil je dat de persoon op nummer 2 zou moeten hebben, wil dezen een aanvulling zijn op de lijsttrekker. Gaan de lijsttrekker en de nummer 2 het redden indien je slechts 2 zetels behaalt? Maak de afweging hoe groot de kans hierop is, en bepaal wie je op 2 wilt hebben. Ga zo verder naar onderen. Naarmate je verder onderaan de lijst komt, zal het minder belangrijk zijn welke afweging je maakt. Bedenk je wel dat de mensen die je kiest elkaar moeten aanvullen en dat ze moeten kunnen samenwerken. Soms zal dit betekenen dat je een afweging moet maken tussen inhoud en werksfeer. Het lijkt logisch om voor inhoud te kiezen, maar als de sfeer in je fractie niet goed is, kan het van grote invloed zijn op het werk van je fractieleden!